Возможен ли безбумажный офис в век электронных технологий
Безбумажный офис выглядит недостижимой, но так давно желаемой и рекламируемой концепцией управления предприятием, несмотря на все достижения компьютерной техники, наличие ультрасовременного программного обеспечения и современных средств коммуникации. Компания PaperlessUSA утверждает, что ее исследования позволяют достичь определенных успехов на пути к вожделенному «безбумажному офису».
«Мы фокусируемся отнюдь не на создании нового программного обеспечения, вместо этого мы указываем пользователю пути легкого и быстрого решения задач построения прибыльного бизнеса», - сказал Пол Стэнсэн, генеральный директор PaperlessUSA (PUSA). По оценкам компании во всем мире около 9 триллионов страниц в год выводится на экраны мониторов, в то время как на бумагу выводится около 2.8 триллионов страниц в год, и, верите вы это или нет, но это число неуклонно растет, невзирая на массу электронных средств ведения документации.
Почему же количество бумаги в офисных корзинах увеличивается, в то время когда некоторым программам электронного документооборота уже исполняются десятки лет, и их возможности часто значительно превосходят потребности пользователей в несколько раз.
Кто, к примеру, может похвастаться, что знает возможности самых распространенных программ автоматизации документооборота Microsoft Office на 100%? Хотя все, наверняка, печатали документы с помощью этих программ, но по моим наблюдениям, очень малый процент пользователей знают о существовании функции «Предварительный просмотр», которая позволяет оценить внешний вид документа на после печати. Эту функцию они перекладывают на принтер, который расходует бумагу и активно потребляет электроэнергию.
Исследование поведения пользователей, проведенное компанией Xerox, известного производителя принтеров, копиров и прочей офисной техники, показывают, что 45% всех напечатанных в течение документов оказываются в корзине, формируя поток бумажных отходов размером в более чем триллион листов в год. Другие бумаги, образующие дополнительный поток бумажного мусора включают обложки, электронные билеты на самолет и распечатанные описания маршрутов, используемые вместо карт.
Аналитики Xerox насчитали 351 фактор, влияющий на расходы предприятия, связанные с печатью бумажных документов. Несмотря на все усилия по переходу на безбумажный, то есть электронный, документооборот, печать документов на бумажный носитель удваивается каждые 3.5 года. На каждые 2.5 работника офиса приходится одно печатающее устройство (принтер, копир или факс). Кроме бумаги печатающие устройства активно потребляют электроэнергию, в том числе и в режиме ожидания. Поэтому организация, которая сокращает количество печатающих электроприборов на 2/3 может рассчитывать не экономию электроэнергии до 50%.
В 1999 году работая в агентстве по недвижимости с интенсивным использованием бумаги, Стэнсэн решил максимально сократить количество бумажных копий документов. И сосредоточил свое внимание на сведение к минимуму необходимость работы с твердыми копиями документов. Сперва он пытался сделать это с помощью различных коммерческих программных комплексов, присутствовавших тогда на рынке, но большинство программ либо подходили только для решения части задач, либо были слишком сложны в управлении и сопровождении. Поэтому Снэнсэн, человек, который никогда не занимался программированием, решил создать собственную программу для оптимизации своего документооборота!
Ничего не зная о программировании, Пол просто сел за компьютер и начал разрабатывать свою систему такой, какой он ее видел. «Я пытался сделать программу очень простой в использовании. Эта работа заняла у меня около 5 месяцев, потому что было очень трудно совместить простоту интерфейса пользователя и набор необходимой функциональности», объясняет Стэнсэн. Сегодя, спустя 10 лет, он продолжает совершенствовать свою программу, основанную в основном на документах в формате PDF.
PUSA использовала собственную методологию интеграции различных клиентских данных в один удобный для просмотра и поиска формат. В базе данных программы различные электронные документы сосуществуют с фотографиями, видео и аудио файлами так, что пользователь с легкостью может найти и просмотреть релевантные данные.
Отсканированные без потери качества документы и другие файлы подписываются списком ключевых слов, по которым в дальнейшем упрощается поиск документов одной тематики.
«Мы максимизировали возможности пользователя по поиску иголки в стогу сена, когда необходимо быстро найти необходимую информацию среди тысяч страниц текста».
Клиенты компании могут получать информацию всеми возможными электронными способами: на DVD диске, на сайте компании, с помощью зашифрованных паролем или другим ключом сообщений. Документы могут иметь разный уровень доступа, и защищены, например, от редактирования или распечатки.Компания утверждает, что применение их системы за 10 лет уже сохранило им немыслимое количество времени на поиск необходимой информации, избавило от шкафов набитых папками с документами и сохранило массу денег на распечатке бумажных копий.
Этим деревьям в Софиевском парке Умани (Украина) ничего не угрожает. Подумайте о деревьях в лесах, которые Вы ежедневно выбрасывете в офисную корзину для мусора!
Пол Стэнсэн не только оптимизировал свой бизнес, но и наглядно показал, как можно снизить темпы обезлесивания планеты, и что бизнес может быть экологически дружественным, если сделать небольшое усилие над собой.
198