Şansele unui birou fără hârtii în epoca tehnologiilor electronice
Şansele unui birou fără hârtii în epoca tehnologiilor electronice
Biroul fără hârtii este un concept de gestionare a întreprinderii, care pare a fi neatins, dar dorit de atâta timp şi dat publicităţii în pofida tuturor progreselor în tehnologia de calcul electronică, disponibilităţii software-ului ultra-modern şi a mijloacelor de comunicare moderne. Compania PaperlessUSA susţine că cercetările ei permit a obţine un oarecare succes pe drumul spre "biroul fără hârtii" mult dorit.
"Noi nu ne concentrăm asupra creării a software nou, în schimb, oferim utilizatorului moduri de a răspunde rapid şi uşor provocărilor de a construi o afacere profitabilă", - a declarat Paul Stensen, directorul general al PaperlessUSA (Pusa). Potrivit evaluărilor companiei, în lume pe an sunt afişate pe ecranele monitoarelor 9000 miliarde de pagini, în timp ce pe hîrtie sunt imprimate aproximativ 2800 miliarde de pagini pe an, şi, dacă doriţi să credeţi sau nu, dar acest număr este în continuă creştere, în ciuda unei mase de mijloace electronice de evidenţă a documentelor.
De ce cantitatea de hârtii în coşuri de birou creşte, în timp ce unele programe referitor la fluxul documentelor electronice funcţionează de zeci de ani, şi capacitatea lor adesea depăşeşte nevoile utilizatorilor de câteva ori.
Cine, de exemplu, se mândreşte că cunoaşte posibilităţile celor mai populare programe de Microsoft Office privind fluxul automatizat al documentelor la 100%? Deşi, cu siguranţă, mulţi au imprimat documente cu ajutorul acestor programe, însă, potrivit observaţiilor mele, un procent foarte mic de utilizatori sunt conştienţi de existenţa funcţiei Vizualizarea rapidă, care ne permite de a evalua aspectul exterior al unui document după imprimare. Această funcţie ei transmit imprimantei, care consumă hârtie şi energie electrică în mod activ.
Investigarea comportamentului utilizatorilor, realizată de compania Xerox, un producător bine-cunoscut de imprimante, copiatoare şi alt echipament de birou au arătat că 45% din toate documentele tipărite se duc în coş, creând fluxul de deşeuri de hârtie de o dimensiune mai mare de un trilion de pagini pe an. Alte hârtii, care formează fluxul suplimentar de deşeuri de hârtie includ coperte, bilete de avion electronice şi descrierile rutelor tipărite, folosite în loc de hărţi.
Analiştii Xerox numără 351 de factori, care influenţează costurile companiei legate de imprimarea documentelor pe hârtie. În ciuda tuturor eforturilor privind trecerea documentelor elecronice la un flux informatizat, imprimarea pe hârtie se dublează la fiecare 3,5 ani. Fiecare 2.5 lucrători de birou au o imprimantă (imprimantă, copiator sau fax). În afară de hârtie, imprimantele consumă activ energia electrică, inclusiv şi cele în modul de veghe. Prin urmare, organizaţia, care reduce cantitatea aparatelor de imprimare la 2/3 poate conta pe economii de energie de până la 50%.
Clienţii pot obţine informaţii prin toate mijloacele electronice posibile: DVD, site-ul companiei, folosind parola criptată sau alte comunicări - cheie. Documentele pot avea diferite nivele de acces, şi sunt protejate, de exemplu, de editare sau imprimare. Compania susţine că utilizarea sistemului de 10 ani i-a salvat deja o incredibilă cantitate de timp întru căutarea informaţiilor respective, evitând cabinetele pline de dosare, documente, precum şi o grămadă de bani, cheltuite pentru tipărirea copiilor documentelor pe hârtie.
Paul Stensen nu numai că a optimizat afacerea, ci, de asemenea, a demonstrat modul în care putem reduce rata de defrişări pe planetă, şi că afacerile pot fi ecologice, dacă facem un pic de efort.
76